Портфоліо

м. Київ, вул. Марка Вовчка, 18А

Державна продовольчо-зернова корпорація України

Публічне акціонерне товариство «Державна продовольчо-зернова корпорація України» - національний оператор зернового ринку України, лідер в сфері зберігання, переробки, перевалки та експорту зернових. Корпорації належить 10% сертифікованих елеваторних потужностей України. Держпродкорпорація - найбільше формування на аграрному ринку країни, вертикально інтегрований національний оператор. Створена 11 серпня 2010 постановою Кабміну на базі прибуткових активів держхолдингу-банкрута «Хліб України», компанія об'єднує лінійні і портові елеватори, млини, комбікормові і круп'яної заводи.

Основні передумови та стартові вимоги до проекту

До початку проекту впровадження, інформаційна система замовника забезпечувала роботу в автоматичному режимі тільки частини відділу діловодства. А саме: реєстрацію, пошук і зберігання сканованих вхідних, вихідних і внутрішніх документів, а так само, індикацію кольором прострочених документів. У даній програмі працювали тільки діловоди адміністративного департаменту. Це 1 з 9 департаментів, в яких відбувається реєстрація і виконання вхідних і вихідних документів. Крім кількох уже перерахованих функцій, ця система, мала обмежену ємність сховища даних. Співробітники ІТ-департаменту, відповідального за систему, турбувалися про те, що в будь-який момент вона може бути перенаповнена потоком вхідних документів і, як наслідок - загубляться дані про раніше зареєстровані документи.

Діловоди департаментів по-старому вели паперові журнали реєстрації і носили документи від керівництва виконавцям, від виконавців до діловодів адміністративного департаменту і т.д.

Замовник підійшов дуже серйозно до питання вибору системи, яка допомогла б йому вирішити такі завдання:

  • Автоматизувати основні бізнес процеси в роботі канцелярії. Це дуже важливо, при великому потоці вхідних документів.
  • Упорядкувати роботу з договорами. Проблема полягала в тому, що співробітники рідко дотримуються інструкції і правил підготовки та подачі договорів.
  • Організувати роботу всіх підрозділів за єдиною робочою схемою, в тому числі віддалених, тому що в кожній області України підприємство має, як мінімум, одину філію.
  • Створити централізоване сховище всіх корпоративних документів з метою забезпечення впевненого і стійкого управління потоком цих документів. При цьому, усунути два найбільших недоліки впровадженої раніше інформаційної системи - відсутність функції підтримки маршруту узгодження документів і загрозу переповнення архіву.
  • Забезпечити можливість розвитку проекту та автоматизувати інші бізнес-процеси на базі єдиної корпоративної інформаційної системи.

Ідейним натхненником проекту вибору і впровадження системи електронного документообігу став ІТ-департамент Державної продовольчо-зернової корпорації України. Керівник ІТ-департаменту зі своїм заступником ретельно вивчали системи електронного документообігу, які представлені на ринку України, знайомилися з їх можливостями, відвідували профільні заходи. Ключовою подією, що вплинув на ухвалення остаточного рішення, став семінар «Дні відкритих дверей Директум», організатором якого в Києві стала компанія ProNET.На цьому заході в реальному часі була проведена презентація вже реалізованого проекту за погодженням договорів на базі платформи Directum.

Часові рамки

Впровадження системи електронного документообігу на базі системи Directum почалося з автоматизації процесу реєстрації та розгляду вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Для автоматизації цього процесу було обраний модернізований фахівцями ProNET блок «Канцелярія». 1-й етап проекту терміном на 3 місяці почався з опису поточного процесу реєстрації та розгляду вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Була проведена якісна робота з діловодом головного департаменту, так званої центральної канцелярією, де всі документи проходять первинну реєстрацію і, з якої починається процес узгодження всіх вхідних документів. Були враховані всі нюанси процесу та побажання від діловодів. У тому числі: вид фішки - документа на корпоративному бланку, на якому неавтоматизований перший керівник ставить резолюцію; вид і перелік полів реєстрації, які раніше використовувалися в журналах реєстрації (раніше журнали велися від руки); меню вибору контрагента, як з довідника контрагентів, так і після введення вручну.

Далі, був автоматизований процес виконання винесених керівниками резолюцій, а також, процес узгодження, реєстрації та роботи з підготовкою вихідних документів і внутрішніми документами корпорації: наказами, розпорядженнями і звернення громадян.

Особливістю роботи корпорації є те, що у кожного з 9 департаментів є свій діловод. І документ, який керівник направляє на виконання в той чи інший департамент, обов'язково проходить процедуру реєстрації у діловода кожного з департаментів. При цьому, в кожному з цих департаментів є свої журнали вхідних і вихідних документів. Процес був автоматизований таким чином, що документ не йшов далі на виконання без обов'язкової реєстрації у діловодів департаментів.

Робота співробітників, які беруть участь в процесі реєстрації, винесення резолюцій і виконання документів, була побудована за наступним алгоритмом: діловоди центральної канцелярії і діловоди департаментів працюють з десктопною версією системи, а всі інші учасники процесу - користуються веб-інтерфейсом. Коли в систему потрапляє новий документ, з розписаними резолюціями від керівництва, виконавцю приходить повідомлення на електронну пошту. Перейшовши за посиланням всередині повідомлення, користувач може оперативно ознайомитися з суттю завдання, побачити вкладені документи, а так само, самостійно виконати завдання або розписати її на своїх підлеглих, заповнивши всього 4 поля.

Результати проекту

Що в підсумку отримав Замовник?

  • Потужний і зручний інструмент для реєстрації, сортування, зберігання, пошуку вхідних, вихідних і внтурішні документів, а також для контролю над виконанням доручень.
  • Можливість відмовитися від ведення паперових журналів завдяки впровадженню звітів, які формують реєстри всіх документів з переліком необхідних полів для перевіряючих органів.
  • Зведення до мінімуму ризику втрати оригіналу документа в процесі виконання.
  • Скорочення часу на розгляд документа та забезпечення безперервності бізнес-процесу. За рахунок впровадження веб-доступу до системи, керівники можуть розглядати документи і виносити резолюції не тільки на робочому місці, як було раніше, коли керівникові приносили паперову копію документа, а він на ній ставив резолюцію, але і будучи у відрядженні, в дорозі і т .п.
  • Прозорість контролю невиконаних доручень і незакритих документів. За допомогою інструменту звітності Адміністративний департамент діловодства оперативно і просто може виявити, хто не виконав доручення по документу, чи був закритий той чи інший документ і нагадати виконавцям про те, що у них є незавершені завдання.
  • Зручну інформаційну систему з точки зору адміністірування. Наприклад, якщо переривається процес узгодження документів або у користувачів виникають питання в зв'язку з тим чи іншим завданням, адміністратор системи через свій профіль завжди може подивитися на якому етапі «зависло» завдання і відповісти на запитання користувачів. Крім того, він так само легко може керувати користувачами системи: вносити нових, синхронізувати їх з даними з Active Directory, налаштовувати заміщення, управляти доступом до документів і т.д.

 


Інші реалізовані проекти

ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря»

На протязі 2016-2019 р.р. компанією Пронет було реалізовано декілька контрактів для ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря» по модернізації, розширенню та супроводу наявної інфраструктури систем безпеки (СКУД). Метою модернізації було забезпечення контролю доступу на територію підприємства Замовника та контроль робочого часу.

ПрАТ “Консюмерс-Скло-Зоря”

На протязі кількох років компанія Пронет та ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря» тісно співпрацюють. За 2016-2019 р.р. нами було виконано декілька контрактів, предметом яких було виконання робіт по модернізації, розширенню та супроводу, на базі розроблених проектів, інформаційного комплексу (СКС, ЛОМ) для ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря».

ПрАТ «СМАРТ-ХОЛДИНГ»

Компанія Пронет виконала контракт з ПрАТ «СМАРТ-ХОЛДИНГ», за яким були реалізовані роботи по модернізації аудіо візуального комплексу та інтеграції системи відео конференц зв'язку.

ТОВ «РУДОМАЙН»

Компанія Пронет виконала контракт з ТОВ «РУДОМАЙН» по виконанню проектних, монтажних і пуско-налагоджувальних робіт з побудови системи охоронного відеоспостереження на об'єкті Шахта Артем 1,ГД ШУ, по підземного видобутку руди.

Державне підприємство «Центр державного земельного кадастру»

Пронет, на базі розробленого проекту, виконало контракт по модернізації розподіленої, захищенної інфраструктури ДП «Центр державного земельного кадастру».

Державне підприємство «Центр державного земельного кадастру»

Пронет виконало контракт по модернізації серверного парку та віртуального середовища основного та резервного ЦОД з використанням обладнання Dell для ДП «Центр державного земельного кадастру». До складу послуг входило постачання обладнання та роботи з введення в експлуатацію.

ПрАТ «СМАРТ-ХОЛДИНГ»

Компанія Пронет виконала контракт з ПрАТ «СМАРТ-ХОЛДИНГ», за яким були реалізовані проектні, монтажні та пуско-налагоджувальні роботи по побудові аудіо візуального комплексу, з урахуванням розробки графічного інтерфейсу для інтерактивного управління елементами комплексу.

ПАО «Запоріжсталь»

Компанія Пронет на протязі 2016 - 2018 років виконала декілька контрактів з ПАО «Запоріжсталь». Серед наданих послуг: модернізація парку промислових ПК, що використовуються в системі автоматизації вагових модернізація систем візуалізації диспетчерських, з використання устаткування Samsung

ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря»

На протязі 2017-2019 р.р. компанією Пронет було реалізовано декілька контрактів для ПрАТ «Консюмерс-Скло-Зоря» по модернізації, розширенню та супроводу наявної інфраструктури відеоспостереження. Метою модернізації було забезпечення безпеки працівників підприємства Замовника та контроль робочого процесу.

Промислово будівельна група «Ковальська»

У рамках проекту виконано аудит існуючого стану справ (бізнес-процесів), розроблено проект, надано послуги з впровадження та, на разі, виконується технічна підтримка. У рамках проекту описані та реалізована автоматизація процесів Service Desk, інцидент менеджменту, база знань. Впроваджено систему моніторингу, яка охоплює усі активи та забезпечує проактивний моніторинг стану сервісів та інфраструктури.