Портфоліо
Державна продовольчо-зернова корпорація України
Публічне акціонерне товариство «Державна продовольчо-зернова корпорація України» - національний оператор зернового ринку України, лідер в сфері зберігання, переробки, перевалки та експорту зернових. Корпорації належить 10% сертифікованих елеваторних потужностей України. Держпродкорпорація - найбільше формування на аграрному ринку країни, вертикально інтегрований національний оператор. Створена 11 серпня 2010 постановою Кабміну на базі прибуткових активів держхолдингу-банкрута «Хліб України», компанія об'єднує лінійні і портові елеватори, млини, комбікормові і круп'яної заводи.
Основні передумови та стартові вимоги до проекту
До початку проекту впровадження, інформаційна система замовника забезпечувала роботу в автоматичному режимі тільки частини відділу діловодства. А саме: реєстрацію, пошук і зберігання сканованих вхідних, вихідних і внутрішніх документів, а так само, індикацію кольором прострочених документів. У даній програмі працювали тільки діловоди адміністративного департаменту. Це 1 з 9 департаментів, в яких відбувається реєстрація і виконання вхідних і вихідних документів. Крім кількох уже перерахованих функцій, ця система, мала обмежену ємність сховища даних. Співробітники ІТ-департаменту, відповідального за систему, турбувалися про те, що в будь-який момент вона може бути перенаповнена потоком вхідних документів і, як наслідок - загубляться дані про раніше зареєстровані документи.
Діловоди департаментів по-старому вели паперові журнали реєстрації і носили документи від керівництва виконавцям, від виконавців до діловодів адміністративного департаменту і т.д.
Замовник підійшов дуже серйозно до питання вибору системи, яка допомогла б йому вирішити такі завдання:
- Автоматизувати основні бізнес процеси в роботі канцелярії. Це дуже важливо, при великому потоці вхідних документів.
- Упорядкувати роботу з договорами. Проблема полягала в тому, що співробітники рідко дотримуються інструкції і правил підготовки та подачі договорів.
- Організувати роботу всіх підрозділів за єдиною робочою схемою, в тому числі віддалених, тому що в кожній області України підприємство має, як мінімум, одину філію.
- Створити централізоване сховище всіх корпоративних документів з метою забезпечення впевненого і стійкого управління потоком цих документів. При цьому, усунути два найбільших недоліки впровадженої раніше інформаційної системи - відсутність функції підтримки маршруту узгодження документів і загрозу переповнення архіву.
- Забезпечити можливість розвитку проекту та автоматизувати інші бізнес-процеси на базі єдиної корпоративної інформаційної системи.
Ідейним натхненником проекту вибору і впровадження системи електронного документообігу став ІТ-департамент Державної продовольчо-зернової корпорації України. Керівник ІТ-департаменту зі своїм заступником ретельно вивчали системи електронного документообігу, які представлені на ринку України, знайомилися з їх можливостями, відвідували профільні заходи. Ключовою подією, що вплинув на ухвалення остаточного рішення, став семінар «Дні відкритих дверей Директум», організатором якого в Києві стала компанія ProNET.На цьому заході в реальному часі була проведена презентація вже реалізованого проекту за погодженням договорів на базі платформи Directum.
Часові рамки
Впровадження системи електронного документообігу на базі системи Directum почалося з автоматизації процесу реєстрації та розгляду вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Для автоматизації цього процесу було обраний модернізований фахівцями ProNET блок «Канцелярія». 1-й етап проекту терміном на 3 місяці почався з опису поточного процесу реєстрації та розгляду вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Була проведена якісна робота з діловодом головного департаменту, так званої центральної канцелярією, де всі документи проходять первинну реєстрацію і, з якої починається процес узгодження всіх вхідних документів. Були враховані всі нюанси процесу та побажання від діловодів. У тому числі: вид фішки - документа на корпоративному бланку, на якому неавтоматизований перший керівник ставить резолюцію; вид і перелік полів реєстрації, які раніше використовувалися в журналах реєстрації (раніше журнали велися від руки); меню вибору контрагента, як з довідника контрагентів, так і після введення вручну.
Далі, був автоматизований процес виконання винесених керівниками резолюцій, а також, процес узгодження, реєстрації та роботи з підготовкою вихідних документів і внутрішніми документами корпорації: наказами, розпорядженнями і звернення громадян.
Особливістю роботи корпорації є те, що у кожного з 9 департаментів є свій діловод. І документ, який керівник направляє на виконання в той чи інший департамент, обов'язково проходить процедуру реєстрації у діловода кожного з департаментів. При цьому, в кожному з цих департаментів є свої журнали вхідних і вихідних документів. Процес був автоматизований таким чином, що документ не йшов далі на виконання без обов'язкової реєстрації у діловодів департаментів.
Робота співробітників, які беруть участь в процесі реєстрації, винесення резолюцій і виконання документів, була побудована за наступним алгоритмом: діловоди центральної канцелярії і діловоди департаментів працюють з десктопною версією системи, а всі інші учасники процесу - користуються веб-інтерфейсом. Коли в систему потрапляє новий документ, з розписаними резолюціями від керівництва, виконавцю приходить повідомлення на електронну пошту. Перейшовши за посиланням всередині повідомлення, користувач може оперативно ознайомитися з суттю завдання, побачити вкладені документи, а так само, самостійно виконати завдання або розписати її на своїх підлеглих, заповнивши всього 4 поля.
Результати проекту
Що в підсумку отримав Замовник?
- Потужний і зручний інструмент для реєстрації, сортування, зберігання, пошуку вхідних, вихідних і внтурішні документів, а також для контролю над виконанням доручень.
- Можливість відмовитися від ведення паперових журналів завдяки впровадженню звітів, які формують реєстри всіх документів з переліком необхідних полів для перевіряючих органів.
- Зведення до мінімуму ризику втрати оригіналу документа в процесі виконання.
- Скорочення часу на розгляд документа та забезпечення безперервності бізнес-процесу. За рахунок впровадження веб-доступу до системи, керівники можуть розглядати документи і виносити резолюції не тільки на робочому місці, як було раніше, коли керівникові приносили паперову копію документа, а він на ній ставив резолюцію, але і будучи у відрядженні, в дорозі і т .п.
- Прозорість контролю невиконаних доручень і незакритих документів. За допомогою інструменту звітності Адміністративний департамент діловодства оперативно і просто може виявити, хто не виконав доручення по документу, чи був закритий той чи інший документ і нагадати виконавцям про те, що у них є незавершені завдання.
- Зручну інформаційну систему з точки зору адміністірування. Наприклад, якщо переривається процес узгодження документів або у користувачів виникають питання в зв'язку з тим чи іншим завданням, адміністратор системи через свій профіль завжди може подивитися на якому етапі «зависло» завдання і відповісти на запитання користувачів. Крім того, він так само легко може керувати користувачами системи: вносити нових, синхронізувати їх з даними з Active Directory, налаштовувати заміщення, управляти доступом до документів і т.д.