Государственная продовольственно-зерновая корпорация Украины

Публичное акционерное общество «Государственная продовольственно-зерновая корпорация Украины» - национальный оператор зернового рынка Украины, лидер в сфере хранения, переработки, перевалки и экспорта зерновых. Корпорации принадлежит 10% сертифицированных элеваторных мощностей Украины. Госпродкорпорация – крупнейшее формирование на аграрном рынке страны, вертикально интегрированный национальный оператор. Созданная 11 августа  2010 года постановлением Кабмина на базе прибыльных активов госхолдинга-банкрота «Хлеб Украины», компания объединяет линейные и портовые элеваторы, мельницы, комбикормовые и крупяной заводы.

Основные предпосылки и стартовые требования к проекту

До начала проекта внедрения, информационная система заказчика  обеспечивала работу в автоматическом режиме только части отдела деловодства. А именно: регистрацию, поиск и хранение сканированных входящих, исходящих и внутренних документов, а так же, индикацию цветом просроченных документов. В данной программе работали только деловоды административного департамента. Это 1 из 9 департаментов, в которых происходит регистрация и исполнение входящих и исходящих документов. Кроме нескольких уже перечисленных функций, эта система , имела ограниченную емкость хранилища данных. Сотрудники ИТ-департамента, отвечающего за систему, беспокоились о том, что в любой момент она может быть перезаполнена потоком входящих документов и, как следствие - потеряются данные о ранее зарегистрированных документах.

Деловоды департаментов по-старинке вели бумажные журналы регистрации и носили документы от руководства исполнтелям, от исполнителей к деловодам административного департамента и т.д.

Заказчик подошел очень серьезно к вопросу выбора системы, которая помогла бы ему решить следующие задачи:

• Автоматизировать основные бизнес процессы в работе канцелярии. Это очень важно, при большом потоке входящих документов.
• Упорядочить работу с договорами . Проблема заключалась в том, что сотрудники редко соблюдают инструкцию и правила подготовки и подачи договоров.
• Организовать работу всех подразделений по единой рабочей схеме, в том числе удаленных, т.к. в каждой области Украины предприятие имеет, как минимум, один филиал.
• Создать централизованное хранилище всех корпоративных документов с целью обеспечения уверенного и устойчивого управления потоком этих документов. При этом, устранить два самых больших недостатка внедренной ранее информационной системы – отсутствие функции поддержки маршрута согласования документов и угрозу переполнения архива.
• Обеспечить возможность развития проекта и автоматизировать другие бизнес-процессы на базе единой корпоративной информационной системы.

Идейным вдохновителем проекта выбора и внедрения системы электронного документооборота стал ИТ-департамент Государственной продовольственно-зерновой корпорации Украины. Руководитель ИТ-департамента со своим заместителем тщательно изучали системы электронного документооборота, которые представлены на рынке Украины, знакомились с их возможностями, посещали профильные мероприятия. Ключевым событием, повлиявшим на принятие окончательного решения, стал семинар «Дни открытых дверей Директум», организатором которого в Киеве стала компания ProNET.На этом мероприятии в реальном времени была проведена презентация уже реализованного проекта по согласованию договоров на базе платформы Directum.

Временные рамки

Внедрение системы электронного документооборота на базе системы Directum началось с  автоматизации процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и  внутренних документов. Для автоматизации данного процесса было выбран модернизированный специалистами ProNET блок «Канцелярия». 1-й этап проекта сроком в 3 месяца начался с описания текущего процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и внутренних документов. Была проведена качественная работа с деловодами главного департамента, так называемой центральной канцелярией, где все документы проходят первичную регистрацию и, с которой начинается процесс согласования всех входящих документов. Были учтены все нюансы процесса и пожелания от деловодов. В том числе: вид фишки – документа на корпоративном бланке, на котором неавтоматизированный первый руководитель ставит резолюцию; вид и перечень полей регистрации, которые ранее использовались в журналах регистрации (прежде журналы велись от руки); меню выбора контрагента, как из справочника контрагентов, так и после ввода вручную.

Далее, был автоматизирован процесс выполнения вынесенных руководителями резолюций, а так же, процесс согласования, регистрации и работы с подготовкой исходящих документов и внутренними документами корпорации: приказами, распоряжениями и обращения граждан.

Особенностью работы корпорации является то, что у каждого из 9 департаментов есть свой деловод. И документ, который руководитель направляет на исполнение в тот или иной департамент, обязательно проходит процедуру регистрации у деловода каждого из департаментов. При этом, в каждом из этих департаментов есть свои журналы входящих и исходящих документов. Процесс был автоматизирован таким образом, что документ не шел далее на исполнение без обязательной регистрации у деловодов департаментов.

Работа сотрудников, которые участвуют в процессе регистрации, вынесения резолюций и выполнения документов, была построена по следующему алгоритму: деловоды центральной канцелярии  и деловоды департаментов работают с десктопной версией системы, а все остальные участники процесса – пользуются веб-интерфейсом. Когда в систему попадает новый документ, с расписанными резолюциями от руководства, исполнителю приходит уведомление на электропочту. Перейдя по ссылке внутри  уведомления, пользователь может оперативно ознакомиться с сутью задачи, увидеть вложенные документы, а так же, самостоятельно выполнить задачу или расписать ее на своих подчиненных, заполнив всего 4 поля.

Результаты проекта

Что в итоге получил Заказчик?

• Мощный и удобный инструмент для регистрации, сортировки, хранения, поиска входяших, исходящих и внтуренних документов, а также для контроля над исполнением поручений.
• Возможность отказаться от ведения бумажных журналов благодаря внедрению отчетов, которые формируют реестры всех документов с перечнем необходимых полей для проверяющих органов.
• Сведение к минимуму риска потери оригинала документа в процессе исполнения.
• Сокращение времени на рассмотрение документа и обеспечение непрерывности бизнес-процесса. За счет внедрения веб-доступа к системе, руководители могут рассматривать документы и выносить резолюции не только на рабочем месте, как было ранее, когда руководителю приносили бумажную копию документа, а он на ней ставил резолюцию, но и будучи в командировке, в дороге  и т.п.
• Прозрачность контроля невыполненных поручений и незакрытых документов. С помощью инструмента отчетности Административный департамент деловодства оперативно и просто может обнаружить, кто не выполнил поручение по документу, был ли закрыт тот или иной документ и напомнить исполнителям о том, что у них есть незавершенные задания.
• Удобную информационную систему с точки зрения администирования. Например, если прерывается процесс согласования документов или у пользователей возникают вопросы в связи с той или иной задачей, администратор системы через свой профиль всегда может посмотреть на каком этапе «зависла» задача и ответить на вопросы пользователей. Кроме того, он так же легко может управлять пользователями системы: вносить новых, синхронизировать их с данными из Active Directory, настраивать замещение, управлять доступом к документам и т.д.

 

---